Hướng dẫn khác
Hướng dẫn sử dụng bộ nhớ dùng chung Google Drive (Google Shared Drives)
Th8
Bên cạnh My Drive, Google Workspace còn cung cấp một không gian lưu trữ dùng chung trên Cloud cho các nhóm và phòng ban trong công ty, được gọi là Google Shared Drives. Bài viết này sẽ hướng dẫn sử dụng bộ nhớ dùng chung Google Drive để đồng bộ dữ liệu công ty online, đưa toàn bộ dữ liệu lên cloud, tạo Fileserver online, backup dữ liệu và chia sẻ chúng trên nền tảng cloud.
Tổng quan về bộ nhớ dùng chung Google Drive
Bộ nhớ dùng chung Google Drive (trước đây gọi là Team Drives) là không gian lưu trữ chung cho các nhóm dự án và phòng ban trong công ty. Nhờ đó, các nhóm có thể lưu trữ, tìm kiếm, và truy cập tệp tài liệu dễ dàng từ bất cứ nơi đâu và trên bất kỳ thiết bị nào.
Bộ nhớ dùng chung là không gian chung, nơi các nhóm có thể lưu trữ và truy cập tệp ở mọi nơi. Không giống như My Drive, tệp trong Shared Drives thuộc về nhóm thay vì cá nhân. Ngay cả khi thành viên rời đi, tệp vẫn tồn tại ở vị trí ban đầu, cho phép nhóm tiếp tục chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.
Mô hình này có thể hiểu đơn giản như sau: Bạn tạo nhiều thư mục cho mỗi nhân viên hoặc bộ phận khác nhau, sau đó phân quyền truy cập phù hợp với chức năng của từng người trong công ty. Để sử dụng tính năng này, bạn cần đăng ký ít nhất gói Google Workspace Business Standard. Tuy nhiên, bạn không cần đăng ký gói Standard cho tất cả nhân viên trong công ty. Bạn có thể chỉ cần đăng ký một tài khoản Standard với dung lượng 2TB và chia sẻ cho những người sử dụng Gmail (bao gồm cả người dùng cá nhân @gmail.com).
Không như My Drive, nơi dữ liệu thuộc về cá nhân, dữ liệu trong Shared Drives thuộc về nhóm. Do đó, khi một thành viên rời đi, dữ liệu vẫn được giữ nguyên, hỗ trợ nhóm tiếp tục công việc và giúp nhân viên mới tiếp nhận dễ dàng.
- Dung lượng: Tùy thuộc vào gói bạn đã đăng ký, xem chi tiết các gói tại đây.
- Chia sẻ: Có thể chia sẻ trong và ngoài công ty
- Phân quyền: Có thể cài đặt quyền xem, thêm, xóa, sửa file, và thêm người dùng bên ngoài
Shared Drives được hỗ trợ trên các phiên bản Business Standard, Business Plus, Enterprise (Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus), và phiên bản giáo dục – G Suite for Education. Tuy nhiên, tài khoản Gmail cá nhân và người dùng Google Workspace phiên bản Business Starter sẽ không có quyền truy cập bộ nhớ dùng chung này.
Cách cài đặt Shared Drives trong Google Workspace
Để cộng tác hiệu quả, thành viên trong nhóm cần hiểu rõ tính năng và cách sử dụng Shared Drives trong môi trường doanh nghiệp.
Tạo một Shared Drive mới
Để tạo một bộ nhớ dùng chung mới, làm theo các bước sau:
- Mở Google Drive
- Nhấp vào Shared Drives ở bên trái
- Chọn biểu tượng New ở trên cùng
- Nhập tên và nhấp vào Create
Thêm thành viên vào Shared Drives
Thêm thành viên vào Shared Drives chỉ với vài thao tác đơn giản:
- Truy cập drive.google.com trên máy tính
- Nhấp vào Shared Drives và chọn một bộ nhớ dùng chung
- Nhấp vào Add members: Thêm tên, email hoặc địa chỉ group trong công ty. Bạn cũng có thể thêm Gmail cá nhân
- Theo mặc định, thành viên mới là Content Manager. Họ có thể tải lên, chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa file
- Có thể thay đổi quyền cho thành viên mới
- Nhấp vào Send
Thêm File hoặc thư mục vào Shared Drives
- Truy cập drive.google.com
- Chọn một bộ nhớ dùng chung
- Nhấp vào New
- Kéo tệp từ máy tính hoặc My Drive vào Shared Drives. Hoặc chọn New và tạo tệp mới
- Để tải tệp lên, nhấp vào File upload
- Nhấp đúp để mở và chỉnh sửa
Thay đổi quyền truy cập cho thành viên
Thay đổi quyền truy cập của thành viên theo nhiệm vụ của họ:
- Nhấp vào Shared Drives ở bên trái
- Nhấp vào Mũi tên xuống bên cạnh tên bộ nhớ dùng chung
- Bên cạnh tên thành viên, chọn quyền mới hoặc Remove members
- Nhấp vào Done
Các quyền truy cập khác nhau trong Shared Drives
Ẩn hoặc hiện Shared Drives trong Google Drive
- Truy cập Google Drive
- Nhấp vào Shared Drives
- Nhấp chuột phải vào Folder và chọn Hide Shared Drives để ẩn
- Chọn Unhide Shared Drives để hiển thị lại
Xóa người dùng khỏi Shared Drive liệu tài liệu có bị mất không?
Khi xóa nhân viên hoặc user Google Workspace, file họ đã tải lên Google Shared Drives vẫn tồn tại. Admin cần chỉ định chủ sở hữu mới để tiếp tục truy cập. Nếu không, bạn sẽ không thể truy cập tệp đó nữa. Vì vậy, tốt nhất là nên chuyển quyền sở hữu trước khi xóa user.
So sánh Shared Drives với My Drive
| Tiêu chí | Google Drive | Shared Drive |
|---|---|---|
| Ai có thể thêm tệp? | Chủ sở hữu My Drive | Bất kỳ thành viên nào có quyền Contributor trở lên |
| Ai sở hữu tệp và thư mục? | Cá nhân tạo tệp hoặc thư mục | Nhóm |
| Tôi có thể di chuyển tệp và thư mục không? | Có, bạn có thể di chuyển trong My Drive. Tham khảo câu trả lời. |
|
| Tôi có thể đồng bộ hóa tệp với máy tính không? | Có, sử dụng Google Drive dành cho máy tính | Có, sử dụng Google Drive dành cho máy tính |
| Chia sẻ hoạt động như thế nào? | Mọi người thấy các tệp khác nhau trong một thư mục tùy theo quyền truy cập | Tất cả các thành viên đều có thể xem mọi tệp trong Shared Drive |
| Các tệp xóa sẽ nằm trong Thùng rác bao lâu? | 30 ngày, sau đó bị xóa vĩnh viễn | Mỗi Shared Drive có Thùng rác riêng. Các tệp bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày, nhưng Manager có thể xóa ngay |
| Tôi có thể khôi phục tệp không? | Có, nếu bạn là chủ sở hữu | Có, nếu bạn có quyền Contributor trở lên |
Giới hạn bộ nhớ dùng chung trong Google Drive
Shared Drives có giới hạn về số lượng mục, thành viên, và dung lượng tải lên hàng ngày.
Tệp và thư mục trong Shared Drive
Giới hạn mục
Một Shared Drive có thể chứa tối đa 400.000 mục, bao gồm tệp, thư mục, và phím tắt. Giới hạn này không liên quan đến dung lượng sử dụng mà dựa trên số lượng mục. Nên giữ số lượng mục dưới giới hạn này để dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm.
Nếu bạn là quản trị viên, có thể kiểm tra giới hạn mục của Shared Drives trong Bảng điều khiển quản trị viên.
Lồng thư mục và di chuyển
Một thư mục trong Shared Drive có thể có tối đa 20 cấp thư mục lồng nhau. Tránh tạo nhiều thư mục để dễ sắp xếp và tìm kiếm nội dung. Thay vào đó, hãy sắp xếp thành nhiều Shared Drives.
Khi sử dụng Drive dành cho máy tính, bạn không thể di chuyển thư mục từ My Drive sang Shared Drive, hoặc từ một Shared Drive sang một Shared Drive khác.
Giới hạn thành viên
| Tư cách thành viên | Giới hạn trên mỗi bộ nhớ dùng chung |
|---|---|
| Các nhóm | 100 |
| Tổng số thành viên (nhóm và tài khoản cá nhân) | 600 |
| Tổng số cá nhân (tài khoản cá nhân và thành viên nhóm) | 50.000 |
Trong số 600 thành viên, tối đa 100 thành viên có thể là nhóm. Ví dụ: Nếu đã thêm 100 nhóm và 100 cá nhân vào bộ nhớ dùng chung, bạn không thể thêm thêm nhóm khác vì sẽ vượt quá giới hạn nhóm. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thêm một cá nhân để nâng tổng số thành viên lên 201, vẫn dưới giới hạn 600 thành viên.
Nếu một người là thành viên của nhiều nhóm trong bộ nhớ dùng chung, họ chỉ được tính là một cá nhân trong tổng số 50.000 cá nhân.
Giới hạn chia sẻ tệp
Một tệp trong bộ nhớ dùng chung có thể được chia sẻ với tối đa 100 nhóm.
Liệt Kê Shared Drives Trong Google Drive
Google Drive chỉ liệt kê tối đa 1.000 bộ nhớ dùng chung trong điều hướng bên trái. Bạn vẫn có thể truy cập các bộ nhớ dùng chung khác bằng URL trực tiếp hoặc tìm kiếm các tệp và thư mục cụ thể.
Lưu ý:
- Shared Drive sẽ tự động ẩn nếu được chia sẻ với một nhóm có hơn 1.000 người dùng. Ví dụ, nếu chia sẻ với nhóm 1.200 người, bộ nhớ dùng chung sẽ bị ẩn đối với 200 người trong số đó.
- Nếu được chia sẻ gián tiếp với hơn 2.500 người (ví dụ: chia sẻ với 6 nhóm chứa 500 người mỗi nhóm), bộ nhớ dùng chung sẽ bị ẩn với nhóm cuối cùng gồm 500 người.
Chia sẻ dung lượng Google Drive cho người khác
Không thể chia sẻ dung lượng Google Drive của một tài khoản cho tài khoản khác. Tuy nhiên, bạn có thể chia sẻ thư mục trong Shared Drive nếu đang dùng phiên bản Workspace Standard trở lên.
Khôi Phục Shared Drives
Nếu Shared Drive bị xóa và cần khôi phục trong vòng 25 ngày, bạn có thể làm điều này qua Bảng điều khiển Quản trị viên.
Nếu một bộ nhớ dùng chung đã bị xóa và cần khôi phục, thì bạn có thể khôi phục bộ nhớ đó bằng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên nếu bộ nhớ đó đã bị xóa trong vòng 25 ngày qua. Bạn cũng có thể sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để khôi phục các tệp đã bị xóa khỏi bộ nhớ dùng chung.
Các bước để khôi phục:
- Vào Bảng điều khiển quản trị viên của Google tại admin.google.com.
- Chọn “Ứng dụng” > “Google Workspace” > “Drive và Tài liệu.”
- Chọn “Quản lý bộ nhớ dùng chung.”
- (Tùy chọn) Chọn “Đã xóa” từ mục “Trạng thái” để lọc.
- Chọn bộ nhớ dùng chung cần khôi phục và nhấp “Khôi phục.”
- Chọn phạm vi ngày để khôi phục dữ liệu và nhấp “Khôi phục dữ liệu.”
Như vậy, thông qua bài viết trên, Mua Chung Tool hi vọng bạn hiểu được bộ nhớ dùng chung Google Drive là gì cũng như cách sử dụng chúng. Nếu bạn có điều gì thắc mắc, hãy bình luận xuống bên dưới hoặc liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.
